Стати учасницею
Стати учасницею

9 травня, 2019

Тайм-боксінг: техніка, що допоможе структурувати ваш день


Ми постійно в пошуках кращих технік продуктивності: деякі зі знайдених були маловідомими секретами, збереженими успішними людьми. Інші так часто обговорювалися, що стали загальновідомі. Але універсального рецепту не існує — немає ніякої гарантії, що чийсь робочий метод буде працювати і для вас.
Наприклад, ви мільйони разів чули, що ключ до успіху — рано прокидатися. Але ця рада не годиться, якщо ви сова або працюєте позмінно. А інші поради працюють тільки тоді, коли ви займаєте певну посаду або працюєте над певним завданням.
Якщо у вас не керівна роль, то ви, мабуть, маєте слабке уявлення про те, як організувати зустріч. Ми вважаємо, що є один трюк, який будь-яка людина може легко застосувати на будь-якому етапі життя. Дослідження показали, що це найефективніший спосіб підвищення продуктивності, і називається він тайм-боксинг.

  • Що таке тайм-боксинг?

    Тайм-боксинг — не новий метод, він використовувався ще в 1980-х роках за часів раннього agile. Зокрема, scrum і екстремальне програмування витягли з нього чимало вигоди. З тих пір ви, можливо, стикалися з якоюсь формою тайм-боксингу: якщо використовували техніку Pomodoro, були присутні на конференції або бували вечірках із швидкими побаченнями.
    Тайм-боксинг — неймовірно проста концепція, в якій ви обмежуєте час, що витрачається на завдання. Наприклад, ми використовували тимчасові рамки при написанні цієї статті, виділивши дві години то, щоб зосередитися виключно на цій справі. Коли час минув, згорнули роботу над статтею і взялися за інше завдання.
    Цю концепцію можна використовувати для групи завдань. Припустимо, вам потрібно працювати над великомасштабним проектом на кшталт маркетинг-плану на рік. Ви б розбили цей проект на більш дрібні завдання, встановивши терміни для кожної. Можливо, вам знадобиться визначити свою цільову аудиторію до кінця місяця, створити календар контенту до певної дати і так далі.
    На кожне з цих дрібних завдань ви могли б витратити день на обговорення з командою. Тайм-боксинг же виділить 30 хвилин на один з пунктів цього завдання, 10 хвилин на другий, 5 хвилин на третій. Можливо, більша частина інформації про цільову аудиторію у вас вже є, і вам вистачить 10 хвилин, щоб ввести команду в курс справи — і ваша робота на цьому закінчиться. Ви можете взяти свій список завдань і призначити їм тайм-бокси — далі вам залишиться тільки слідувати за розкладом.

  • Переваги тайм-боксингу

    По-перше, він замінює типовий список справ. Це не означає, що від таких списків треба відмовитися, але іноді їм занадто складно слідувати. Список вводить в ступор кількістю рішень і варіантів, якщо складений у відриві від контексту — скажімо, не враховано напрямок розвитку або масштаб проекту.
    Також списки часом відволікають нас від пріоритетів на користь всемогутньої галочки — коли хочеться викреслити якомога більше пунктів, навіть якщо заради цього ми прагнемо працювати над тими завданнями, які приємніше і легше (а не над важливими і складними).
    Тайм-боксинг вирішує ці проблеми, заохочуючи робити правильні речі в потрібний час. Він дає вам відчуття більшого контролю, показує, чого ви вже досягли, і підвищує продуктивність — якщо ви знаєте, що у вас на рішення задачі є тільки година, ви зробите все можливе, щоб впоратися з нею.
    Серед інших переваг — психологічні аспекти роботи:
    • допомагає сфокусуватися на одній справі замість багатозадачності; • допомагає визначити цілі та пріоритети; • дає імпульс для подолання зволікань; • не дає перфекціонізму пожирати ваш день; • дає відчуття передбачуваності, а з ним — можливість підготуватися; • заохочує перерви, що не дають робочому ентузіазму зів'янути; • протягом усього робочого дня заряджає енергією, оберігаючи від втоми від прийняття рішень; • дає можливість за 15 хвилин прийняти рішення, на яке раніше йшла година; • дозволяє відстежувати результати роботи і прогрес; • запобігає просочуванню роботи в особисте життя: якщо ваш останній робочий таймбокс закінчився о 18:00, то і робота на сьогодні закінчена.

  • ТО ЯК ЖЕ ОПАНУВАТИ МИСТЕЦТВО ТАЙМ-БОКСІНГУ?

    Причина, по якій він називається мистецтвом, в тому, щоб розвинути творчу жилку і навчитися перериватися.
    1. Зробіть перший крок
    Не ускладнюйте — розпланувати свій календар на рік вперед дуже заманливо, але це однозначний шлях до провалу. Почніть з малого. Виберіть невелике завдання, щось, з чим ви швидко зможете впоратися — наприклад, можна спочатку запланувати тайм-бокси по 15 або 20 хвилин, а після додати в них завдання.
    2. Визначте свій «прайм-тайм»
    Знаючи час своєї найбільшої продуктивності, ви можете побудувати більше ефективний графік. Найскладніші завдання повинні відводитися на цей час, коли ви максимально пильні, зосереджені і енергійні — о дев'ятій ранку, наприклад.
    У всіх нас є біологічний «прайм-тайм», і щоб його вирахувати, потрібно провести невеликий тест. Наприклад, записуйте свої енергетичні рівні щогодини протягом трьох тижнів. Для отримання більш точної картини краще виключити алкоголь і кофеїн, а також обмежити цукор (можливо, поступово — скасування кофеїну і цукру може супроводжуватися головним болем).
    В ході експерименту ви визначите свої біоритми, а після зможете розподіляти завдання відповідно до них: в інтервали найвищої продуктивності переносите важливі завдання дня, а другорядні і нескладні залишайте на періоди спаду активності. Також експеримент допоможе визначити, як довго ви можете перебувати «у фокусі». Хтось може працювати безперервно протягом 50-60 хвилин, іншим доводиться робити перерву кожні півгодини.
    3. Ведіть облік часу
    Аудит часу — це журнал, в якому ви відстежуєте, як проводите свій час. Можливо, ви вже користувалися таким для виявлення свого «прайм-тайму». Він дозволяє з'ясувати, скільки часу ви витрачаєте на непродуктивні дії на кшталт перегляду соцмереж. А відстеження того, скільки часу вам буде потрібно на виконання завдання або зустріч, допоможе раціонально розподілити час між вашими обов'язками. Такі розрахунки не дадуть вам пере- або недооцінити час на різні завдання.
    Наприклад, якщо ви зарезервували тільки одну годину, щоб написати пост в блог, а витратили на це дві — весь ваш графік зривається. Ви перед вибором: припинити писати і перестрибнути на іншу задачу? Особисто я хотів би закінчити пост, оскільки інакше я можу не встигнути до нього повернутися і зірвати дедлайн.
    Тайм-боксинг працює тільки тоді, коли ви призначили адекватний резерв для кожного завдання. А розрахувати цей резерв можна, тільки відстежуючи час на завдання. Можна використовувати блокнот або спеціальні інструменти: Calendar, Toggl або RescueTime.
    4. Бокс-аут і мікро-завдання
    Тайм-боксинг хороший не тільки для важливих завдань і зустрічей, він прекрасно працює і під час перерв. Скажімо, в обід (15 хвилин ходьби, 15 хвилин на велосипеді, 10 хвилин до їжі, 10-хвилинна розтяжка). Коротка перерва — це перевірений спосіб очистити голову і відволіктися, щоб енергії вистачило на день. Короткі перерви критичні для тайм-боксингу, оскільки ви працюєте з завданнями, обмеженими за часом.
    Крім того, не забудьте виділити час для дрібних дратівливих завдань, таких як відповіді на листи, продовження ліцензій, дозволів або реєстрацій -— те, щодо чого ви завжди повинні бути в курсі справи. Якщо довго нехтувати цими невеликими клопотами, то вони зіллються в величезний рій. Потрібно трохи часу, щоб розправитися з ними, заплануйте годину в тиждень.

    5. Використовуйте таймери і додатки по максимуму
    Додатки, настільні таймери, нагадування календаря і кухонні таймери допоможуть вам завжди бути в курсі. Ви навряд чи захочете втягуватися в проект, де виходите за відведені часові рамки. Можна при необхідності встановити таймер, але в тайм-боксингу ви і так пильно стежте за часом, тому що поступово його резерви скорочуються (чим більше ви практикуєте, тим точніше прогноз часу на завдання).
    Можна використовувати нагадування: наприклад, для тривалих завдань підійде п'ятихвилинне попередження про закінчення терміну. Це дозволить грамотно згорнути роботу. Також це зручно для нарад, оскільки гарантує дотримання регламенту.
    6. Діліться своїм календарем з іншими
    Поділіться своїм графіком з командою або родиною — вони будуть в курсі, коли ви доступні, а коли — ні. Забезпечивши видимість цієї інформації, ви не будете перервані в момент концентрації на завданні. Як наслідок, це скорочує відволікаючі фактори.
    7. Міркуйте, оцінюйте і уточнюйте
    Нарешті, виділіть час для роздумів і оцінки прогресу. П'ятниця після обіду або вечір неділі — ідеальний час для того, щоб подивитися на свої результати і вирішити, яку користь можна впровадити. Може з'ясуватися, що для якогось завдання вам не потрібна година, а досить 45 хвилин. Визначення точності ваших розрахунків дозволить скласти більш точний графік на майбутнє.
    Після невеликої практики оцініть, наскільки цей метод вам підходить — деякі люди вважають за краще використовувати гібрид списків справ і тайм-боксингу. Їм подобається візуальна складова списків, а часові рамки вони використовують, щоб підкреслити пріоритети. Я використовую тайм-бокси, щоб аналізувати списки і рухатися далі. Подивіться, що ефективно для вас, і виробіть власну схему.

    Джерело: https://thenextweb.com/podium/2019/04/24/master-the-art-of-timeboxing/

Слідкуйте за виходом нових статей: